En plus des tarifs élevés qu'ils facturent et qui découragent les petites unités de copropriété d'utiliser leur service, les syndics excluent souvent ces mêmes petits appartements de leur offre. Pour le second problème, le choix du syndic moins cher volontaire est la seule solution, avec des avantages tarifaires, mais également des inconvénients associés au regard de l'incompétence de la personne. Une nouvelle alternative existe depuis quelques années : les confiances en ligne, qui représente une forme de compromis entre les deux.
Quelle est la signification d’un syndic en ligne ?
Fiduciaire à distance, fiduciaire en ligne, micro ou fiduciaire low-cost : le nom ne manque pas pour le nouveau type de service qui regroupe la même chose : une forme de gestion à distance des habitants du mot commun, utilisant un échange dématérialisé, permettant d’une réduction significative des frais. L'utilisation des fiducies en ligne suppose un ou plusieurs copropriétaires agissants comme rapporteurs sur le site et dans la gestion des copropriétaires. Comme le syndic de copropriété professionnel classique, le syndic direct doit avoir une garantie de responsabilité civile professionnelle et une sécurité financière. La dématérialisation de la copropriété oblige l'un des membres à participer spécifiquement en agissant comme référent. C'est lui qui est présent sur le site faisant office de relais pour les syndics en effectuant des tâches de contrôle, par exemple en cours de travaux d'éventuelles signalisations seront faites et serviront d'intermédiaire entre l'internaute et les autres copropriétaires.
Comment cela fonctionne-t-il ?
La grande différence par rapport à un syndic et en ligne un syndic professionnel classique est la dématérialisation des conversations, qui ne se font plus que par téléphone ou SMS, e-mail, à l'exception de la conversion en AG ou des avis obligatoires. Envoi par la poste. Il n'y a pas de présence physique du syndic à la carte, même pour les assemblées générales, cependant cela peut être compensé par l'utilisation de la visioconférence. Tous les documents liés à la copropriété comme les procès-verbaux de réunions, la comptabilité, les rapports sont accessibles sur le web grâce à un compte sécurisé. Les fiduciaires en ligne facturent des frais fixes. Leurs prix sont en moyenne de 300 à 400 TTC pour 6 lots et de 80 à TTC par an pour un lot, avec des forfaits dégressifs par la suite ? Cependant, ce forfait ne couvre que les actes en cours, la prestation est facturée en option, ce qui peut augmenter le coût global de manière significative. Les contrats types établis par décret de 2015 facilitent la mise en concurrence en confirmant précisément les prestations comprises dans le forfait et celles assorties d'un supplément tarifaire spécifique. En ce qui concerne le fonctionnement du syndic en ligne, il est recommandé d'effectuer une comparaison de prix sur les sites spécifiques en la matière.
Les avantages et inconvénients du syndic de copropriété en ligne
Les deux principaux avantages des fiducies en ligne sont la transparence et le coût. Les frais facturés par le copropriété syndic en ligne sont vraiment compétitifs. L'absence de présence physique et de déplacements permet de réaliser des économies importantes. De plus, la présence de tous les dossiers liés à la copropriété dans un même espace dans une ligne réservée favorise la transparence et l'accès aux données relatives à l'immeuble. L'absence effective du syndic peut parfois compliquer les choses, notamment pendant des assemblées générales pouvant être peu fréquentes. En effet, le modèle de confiance en ligne est ajusté dans les copropriétés, où les copropriétaires sont bien connus. Enfin, l'utilisation d'une fiducie en ligne nécessite un investissement ou une certaine copropriété, ce qui ne peut pas être vrai autrement. Comme la convention de syndic classique, la convention entre le copropriétaire et le syndic en ligne et a une durée de trois ans. La prorogation après trois ans nécessitait une concurrence avec un certain nombre d'autres commissaires, dont les cotations doivent être annexées à la convocation de l'assemblée générale chargée du renouvellement. Celui-ci doit également apparaître dans l'ordre de la date de validité du vote. Pour tous les mandataires, le mandataire en ligne peut être annulé pour la durée du mandat en cas de décision de l'assemblée générale.
Syndic pour quelles copropriétés ?
Les syndics en ligne sont dimensionnés spécifiquement pour les copropriétés de taille inférieure à 30 que les syndics contestent souvent de gérer et quel que soit leur nombre. Ils sont particulièrement adaptés à la copropriété de très petits lots, ce qui leur permet d'être simples et faciles à gérer. En dehors de 30 lots, le système des syndics ne semble pas bien défini, notamment en raison de l'absence d'une personne à l'AGA. Certains syndics de la ligne refusent aussi de gérer la copropriété, tout comme ceux qui emploient des salariés. Le système de confiance en ligne peut être enregistré pour désigner un syndic bénévole, pour donner à ce dernier tous les moyens nécessaires au profit de l'appartement en lui proposant la possibilité de questionner les références sur les sujets les plus sensibles ou nécessitant des compétences spécialisées. Certains sites se spécialisent dans cette catégorie en proposant des outils de gestion comptable de syndic professionnel, l'accès à une base documentaire, et la possibilité d'utiliser un espace privé pour conserver les documents de copropriétaire.